Já participou de algum projeto e no meio do caminho apareceu aquele abacaxi difícil de descascar que te fez se questionar “caramba, como ninguém pensou nisso antes”?
Alguém já te apresentou uma proposta de parceria onde os objetivos do projeto não estavam claros?
Já concluiu um projeto sem saber ao certo se o resultado foi mais ou menos, muito bom ou excelente?
É aquela coisa, parece que todas essas situações são raras, mas até que acontecem bastante. 😅
Aqui na Bloom já vivenciamos coisas do tipo, seja quando o cliente que chega ainda não sabe direito o que quer ou quando viajamos para longe do planejamento na ideação de nossos projetos autorais
Massss, como buscamos não repetir duas vezes o mesmo vacilo, nós seguimos o conselho de ET Bilu, buscamos conhecimento e agora viemos compartilhar com vocês.
Todas essas situações podem ser evitadas, ou pelo menos minimizadas, lá no começo do projeto. Vivemos tempos muito dinâmicos, mas segurar um pouco a emoção e se dedicar a um planejamento de qualidade é muito necessário. É como cuidar da fundação, da base do seu projeto e ter consciência dos riscos envolvidos no crescimento dele.
Aqui nós gostamos de beber de todas as fontes, das mais convencionais até aquelas mais moderninhas. Hoje, a gente veio compartilhar com vocês sobre o Termo de Abertura de Projeto, ou para os íntimos, o TAP (que frequentemente chamamos de a TAP).
O que é o TAP (Termo de Abertura do Projeto)?
O TAP é a sigla para Termo de Abertura do Projeto, um documento que formaliza o início de um projeto ou de uma nova fase, em caso de projetos com várias etapas.
Ele documenta os requisitos iniciais que devem satisfazer as necessidades e expectativas das partes interessadas. Sua publicação concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.
O TAP está descrito lá no PMBOK, um guia tradicional e famoso que fala sobre gerenciamento de projetos. Ele entra na seção 3 (na 4ª edição), na parte que define os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos.
O PMBOK não traz um modelo exato de TAP, mas na internet você pode encontrar diversos exemplos para se inspirar e adotar um para chamar de seu e que se adéque melhor ao seu projeto.
Itens que podem conter em um TAP (Termo de Abertura do Projeto)
Confira abaixo alguns dos itens que compõem a nossa TAP e que achamos importantes para um bom desenvolvimento do projeto durante todo o seu percurso.
1. Justificativa do Projeto:
O que motivou a realização desse projeto? Por que ele é importante? Tente descrever com alguns elementos do passado e presente o contexto atual.
Não faz sentido a gente empenhar recursos em algo que a gente nem sabe se no fundo faz sentido para nós, para a nossa empresa ou para o nosso cliente, né?
Se exercitar esse ponto não te convenceu, é melhor nem começar.
2. Objetivos e Critérios de Sucesso do Projeto:
É muito importante ter clareza de onde você quer chegar ao final do projeto e ter métricas que te ajudem a entender se você atingiu esses objetivos ou não, é fundamental.
Já ouviu falar da metodologia SMART para definição de objetivos? Pode colar nela que você vai conseguir elaborar bons objetivos para o seu projeto.
Resumindo para quem não conhece, ela diz que um objetivo para um bom projeto deve ser específico, mensurável, alcançável, realista e com prazo determinado.
3. Partes Interessadas e Equipe do Projeto
Descreva e atribua funções/responsabilidades para todos os stakeholders.
Isso inclui o gerente/coordenador e equipe interna, como também fornecedores de materiais, o próprio cliente, uma empresa terceirizada, etc.
Faça um toró de ideias (brainstorming) e liste todo mundo que tenha relação com o projeto.
Lembre-se de não deixar ninguém de fora. Essa etapa vai te ajudar na hora de visualizar como vai precisar funcionar o fluxo e troca de informações e demandas entre os interessados e envolvidos.
4. Premissas
São fatores que consideramos como requisitos para fins de planejamento mas que não necessariamente existe uma prova real.
“É uma premissa que tal documentação ou tal fase do projeto será aprovada pelo órgão público X”.
Mas e se o mundo girar e não for? O que faremos?
“É uma premissa que o cliente tenha uma carga horária X para aprovação dos produtos e testes”.
E se ele tiver que fazer uma viagem internacional de última hora e simplesmente não responder às tentativas de contato?
Por isso, também é importante identificar o risco da premissa não ser atendida.
5. Restrições
“Quem tem limite é município!” Sim. E projetos também.
Sejam restrições orçamentárias, de cronograma, de recursos físicos e materiais, etc.
É importante identificar até onde você pode ir.
6. Marcos
É aquele evento importante do projeto, geralmente é difícil de esquecer, mas é bom ter tudo bem anotado: evento e data/previsão.
*Ah! o marco é um ponto na linha do tempo do projeto, ele tem duração zero.* Um exemplo pode ser a entrega de um produto.
7. Riscos:
Mapear e entender a probabilidade de um evento se materializar no futuro e afetar o projeto.
Pode ser analisado pela ótica da ameaça, sendo um evento negativo, que trava o projeto ou pela ótica da oportunidade, sendo um evento positivo, que ajuda o projeto.
Sim, o risco nem sempre é algo ruim 🙂
8. Critérios de Término do projeto:
Como saber que o projeto acabou?
Defina quais são as condições que devem ser cumpridas para encerrar ou cancelar o projeto ou fase.
Afinal, todo carnaval tem seu fim… quer dizer, projeto!
Um projeto tem início, meio e fim. Ter clareza dos eventos e atividades que marcam sua conclusão é ótimo para a gestão como um todo da sua empresa, ainda mais se existem outros projetos em execução ao mesmo tempo ou se tem novos projetos chegando.
E aí? O que acharam desse conteúdo? Já conheciam o TAP (Termo de Abertura do Projeto?
Quais desses pontos você já mapeava antes de iniciar um projeto? Quais você vai aderir? Deixamos de citar algum outro que você considera muito importante?
Conta pra gente!
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